Systemabhängige Anforderungen
Nicht jede Karte und nicht jeder Schlüssel folgen demselben Verfahren. Hersteller, System und Bestellberechtigung müssen zusammenpassen. Nennen Sie zunächst die Systemangaben, bevor sensible Kartencodes übermittelt werden.
Unterlagen geschützt verwahren
Die Karte sollte nicht mit frei zugänglichen Schlüsseln aufbewahrt werden. Zuständige Personen müssen wissen, wo sie verfügbar ist. Bei einer Verwaltung gehört auch die Freigabe von Bestellungen in einen dokumentierten Ablauf.
Ohne Karte anfragen
Wenn die Unterlage fehlt, beschreiben Sie die Situation ehrlich. Welche Möglichkeiten bestehen, wird für das konkrete System geprüft. Eine freie Kopie kann nicht allein deshalb zugesagt werden, weil ein funktionierender Schlüssel vorliegt.
Vorbereitet ins Gespräch
• Hersteller und System benennen
• Bestellberechtigung klären
• Karte sicher aufbewahren
• Fehlende Unterlagen vorab nennen
Karte und Schließsystem eindeutig verbinden
Bewahren Sie die Sicherungskarte zusammen mit den kontrollierten Anlagenunterlagen auf, nicht als lose Beigabe an einem öffentlich zugänglichen Ort. Bei mehreren Systemen sollte erkennbar sein, welche Karte zu welchem Bestand gehört. Fragen Sie vor einer Bestellung, welche Stelle den Auftrag auslösen darf und welche Angaben benötigt werden. Nach der Ausgabe neuer Exemplare ergänzen Sie deren Zuordnung. Damit bleibt die Nachbestellung auch dann nachvollziehbar, wenn eine andere Person später die Verwaltung übernimmt.